采購 最終的目的就是在販賣獲利，所以 采購 是否有績效，最終的表現就顯示在數據上，而數據是很現實的，沒有達到既定的目標，效率就會被判定為“差”。因此，在 采購 的數據管理上，現提出幾種管理數據做為分析判斷的工具：
一、進銷存的數據資料掌握
要能明確算出每個部門，每個中分類，每月的進銷存數據，而利用POS系統及EOS系統較能很快掌握公司的銷售資料及進貨資料。換言之，如能以較科學的方式來獲取進銷存的資料，較能給經營帶來大的助益。
二、分類的構成比分析
管理一個公司的商品，不能只是知道全店的營業額和利益，也不能只顧及部門的營業額及利益。例如：不但要知道飲料類這個中分類的營業額及利益是多少，對于它所占的構成比也要了解，才能知道銷售的弱點在那里，以及如何加以改善。
三、毛利率分析
毛利率=毛利率/營業額×100
對于每一個分類也要能將毛利率計算出來，了解哪一個分類的獲利能力好，哪一個分類的獲利能力差，而調整商品結構或強化弱的分類。
四、商品回轉率分析
商品回轉率=營業額/初期存貨+期末存貨/2×100
商品回轉天數=365天/年商品回轉率
超級市場的經營決竅之一，就在求取快速的商品回轉率，所以對于每一分類的回轉率須予以計算出來，回轉率愈快愈好。因回轉率愈快，商品鮮度愈佳，資金回收速度也快；如此形成一個良性的循環，經營才會杰出。一般來說，超級市場的回轉次數，一年應保持在20—22次以上才合乎標準，經營者可以檢查一下自己公司的回轉次數，是否在標準之內，若在標準之外，可就要好好努力了。
采購 部門是超市創造業績的部門，所以如果沒有完備的 采購 組織存在，超市根本不可能存在，更不用說想賺錢了，因此超市在談利潤的第一步就是要先組織一支戰斗力十足的 采購 戰斗隊伍，如此嚴密地把守住貨物進出的第一關，才有可能使超市真正立于不敗之地。
采購 部門就如同制造業的生產部門一般，是創造利潤的單位，此關若把守得當，只進一些會賺錢的貨，自然就可以確保超市的基本業績。
一般而言， 采購 組織可分為分權式 采購 組織及集權式 采購 組織兩類，這兩類組織模式各有利弊，業者可視個人的規模、目標而選定適合自己的模式。

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本文來源： 超市采購數據與分析管理