一、使用電子郵件軟件

　　發送郵件常見的有兩種方式：第一種是登錄電子郵箱的網頁界面，在電子郵箱的網頁界面管理和收發郵件；第二種方式是用軟件來管理和收發電子郵件。常用的郵件軟件有Foxmail、Outlook等。筆者建議有條件的用戶（比如擁有自己的電腦）用軟件來管理和收發郵件，一來所收發的郵件都保存在你自己的電腦上，管理、備份都比較方便；二來可以在Foxmail、Outlook等軟件上做一些個性化的設置，如落款、格式、發件人地址、回復地址等。

　　二、電子郵件地址的有效性以及電子郵件服務器的穩定性

　　有些人在發出電子郵件后，往往等不到別人的回復。問題出在哪里？其實問題不是別人沒有回復，而是別人回復了，你卻收不到！

　　這種現象大致有如下的原因：

　　1） 電子郵件地址無效：發送電子郵件時，在郵件的“發送人地址”欄和“回復地址”欄填寫郵件地址時出現了錯誤。如果您是用軟件來管理和收發郵件的，最好仔細檢查一下軟件上的“發送人地址”和“回復地址”是否出錯。如果有可能的話，在“回復地址”中填寫兩個電子郵件地址，以備一個地址出問題時另一個可以收到。

　　2） 電子郵件的服務器不穩定：要避免這個問題，就需要選擇質量比較好的郵件服務器。在有條件的事后，盡量不要用免費的郵件服務器，可以使用一些VIP郵件服務器，甚至到知名度比較高的網絡服務公司去租用自己的郵件服務器（如果自己有域名的話）。

　　三、郵件內容的編碼

　　有些人收到了別人的郵件，但完全看不懂其中的意思，看到的是一團亂碼。這是由于郵件的格式以及編碼的方式不正確。郵件的格式有文本格式和超文本格式，而郵件的編碼方式有ANSI格式、GBK格式、BIG5格式、UTF-8格式、Western格式、ISO等格式。對于其他國家的文字，都有一些專用的格式。如果編碼識別錯誤，文字將不能正確顯示，而出現一團亂碼。

　　適用于簡體漢字顯示的編碼有ANSI、GBK和UTF-8等編碼方式。實際上，UTF-8囊括了現有的所有的編碼方式，因而適用于所有的文字的顯示。因而無論你的電子郵件是純文本格式的還是超文本格式的，建議都采用UTF-8的編碼方式。

　　采用某種編碼方式之后，最好以某種方式來聲明你的郵件的編碼方式。盡管大多數軟件有自動識別編碼方式的功能，在郵件沒有聲明編碼方式的時候可以自動檢測和識別編碼的方式，但自動識別總不是那么靈驗的，時常有識別錯的時候。一旦識別錯誤，你給人家的郵件就顯示出亂碼了。如果對方不知道怎么來檢測你的郵件的編碼，你的郵件就白白發送了。

　　純文本格式和超文本格式的編碼的聲明方式是不一樣的。在不同的軟件中，設置編碼的方法也不一樣的。至于怎么設置，最好自己在相應的軟件的幫助文件中去尋找。

　　四、電子郵件的標題和落款

　　在郵件的標題中，要盡量簡單明確地表達發送這個郵件的目的，讓接受郵件的人能夠一目了然。現在，每個人每天都要收到數十份甚至數百份電子郵件。如果您的郵件的標題能夠簡明扼要地表達您的郵件的內容和目的，收件人就可以迅速決定取舍了。

　　在電子郵件中，適當的自我介紹也是相當重要的。最簡單的自我介紹的方法就是在郵件的抬頭或落款位置標明自己的公司名稱、聯系方式和自己的稱呼。筆者時常收到一些莫名其妙的郵件，內容非常簡單，就幾個字“請報價”，不知道這個郵件是什么人從哪里發過來的，這個人的郵件地址在我的客戶群中也查不到。這種郵件顯示了發送人非常粗俗無禮，我通常是直接刪掉的。

　　如果您是用軟件來收發和管理郵件的，則可以在軟件中通過設置模板來設置落款的內容，這樣在每次發送郵件或回復郵件的時候就可以自動將落款的內容添加上去，避免令人反感的無禮郵件的出現了。

　　另外，在回復別人的郵件的時候，要盡量將別人郵件的原文附在后面。現在的社會是一個信息化的社會。每個人每天所發送的郵件或許非常多。如果你不把對方的原文附在后面，收件人還要翻看他原來發給你的郵件，增加了他的工作量和時間的開銷，也降低了成交的機會。

　　五、圖像文件的格式選擇和優化

　　同樣點數的圖片，有的人可以把它處理的比較小，卻不影響圖像顯示的效果；而有些人卻處理得非常大，顯示效果并沒有提高到哪里去，卻要花費數十倍的時間來傳送、花費數十倍的空間來存儲。這是圖像文件的格式問題。

　　在存儲和發送圖像時，要對圖像文件進行優化。簡單地說，如果是顏色比較復雜的照片，宜以JPG的格式進行存儲，JPG的質量指數應當控制在80左右。如果是顏色比較單調的圖像，如動畫、**，宜以GIF格式來存儲。絕對不能用BMP這種毫無壓縮的格式來存儲。

　　如果圖片在以實際大小顯示的時候比較模糊，則說明圖片沒有必要放這么大，可以縮小圖片的尺寸來減少圖片所占用的空間。比如，一個16001200的圖片縮小到800600之后，理論上來講，其所占用的空間將僅為原來的1/4.

　　圖像格式的選擇和優化的問題稍微專業一些。各位看官有時間的話可以多多增加這方面的知識。

　　QQ、MSN等即時通訊工具目前已經獲得了相當的使用。不少人為了標新立異，為自己取了個很酷的網名。

　　但是，如果你是要通過QQ、MSN等來做生意的話，千萬要記住一點，商務場所不是耍酷的地方。你的網名或許很酷，但卻要你的客戶花費好幾倍的時間和精力來記住你的網名。或許你的幾個很有潛力的客戶就因為記不住你的網名，而在QQ、MSN上對你熟視無睹，把訂單下給了你的競爭對手了。這或許就是耍酷的代價！

　　因此，在電子商務場所，要踏踏實實，不要耍酷。踏踏實實都寫上你的本名、公司名稱、還有你所從事的業務的簡要內容。