供應商良莠不齊，如果想有效地執行采購工作，尋求合格的供應商是采購的首要任務。最適當的供應商，應具備許多條件，但能提供合適的品質、充足的數量及準時交貨、價格合理以及完善的服務，應該是共同的要求。以下為供應商選擇的基本條件
一、過硬的商品質量
供應商提供的商品質量的好與壞，高與低是供應商選擇的第一條件。供應商最好應取得ISO的系列認證，并有質量合格證、商檢合格證等。
在我國商品的產品執行標準有國家標準、專業（部）標準及企業標準，其中又分為強制性標準和推薦性標準。但通常在買賣的合同或訂單上，供應商的商品質量是以下各種形式其中的一種來表示，這也是選擇供應商的重要標準之一。
（1）市場上商品的等級；
（2）品牌；
（3）商業上常用的標準；
（4）物理或化學的規格；
（5）性能的規格；
（6）工程圖；
（7）樣品（賣方或買方）；
（8）以上的組合。
二、齊全的企業資料
超市是遵紀守法、誠實經營的商業企業，同樣也要求供應商遵紀守法。由于市場上供應商的數量特別多，并不是所有的供應商都能成為超市的供應商。對于初次與超市接觸的供應商，超市要求其務必提供以下資料，以便對其資信等各方面進行調查、評估。
（1）營業執照的副本；
（2）稅務登記證（國稅、地稅）；
（3）生產許可證（特種商品由制造商提供）；
（4）商檢合格證；
（5）進口商品檢驗合格證（進口商品適用）；
（6）商品檢驗報告；
（7）商標注冊證（由制造商提供）；
（8）衛生許可證（食品制造商適用）；
（9）安全認證（即：長城標志，電工類商品適用，其中電視機、收錄機（包含組合音響及卡拉OK機），電冰箱、電風扇、房間空調器等幾類商品必須提供）；
（10）代理授權書（代理商適用）；
（11）指定/總經銷證書。
除以上基本文件外，各地工商，技術監督部門，衛生檢驗部門還可能會針對各地自身的情況，對上產或經銷商品的單位有一些特殊的規定和要求，例如針對外地企業生產的食品類商品，進入本地銷售，許多地方要求生產企業必須辦理進入當地銷售的許可證。此證通常在衛生防疫部門辦理，但各地會有差異，且該證通常有限期限制，原則上一個許可證只對一個產品有效。但以目前的時間情況而言，各地的執行并非十分嚴格。
除以上基本文件資料外，供應商還應提供或填寫“供應商簡介”、“供應商基本資料表”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”及一套其完整的“產品目錄”或“樣品”。
三、合理的交易條件
（一）低廉的供應價格
供應商低廉的供應價格是相對于市場價格而言的。如果沒有相同商品的市價可查，應參考類似商品的市價。
同時，供應商低廉的價格，還可通過單獨與供應商進行采購或由數家供應商競標的方式來取得。單獨與供應商進行采購時，采購人員最好先分析成本或價格；數家供應商進行競標時，采購人員應選擇兩三家較低標價的供應商，再分別與他們談判采購，求得公平合理的價格。但在使用競標方式時，采購人員切勿認為能提供最低價格的供應商即為最好的供應商。另外，超市在選擇供應商時不能一味地追求低廉的價格，超市必須綜合評價一個供應商的送貨、售后服務、促銷支持、其他贊助等方方面面的支持。所以有時候超市會放棄與提供極低價格的大批發商的合作，而選擇不愿意提供極低價格的制造商合作，因為通常制造商在產品質量、貨源保證、售后服務、促銷活動及其他贊助上會有更多的營銷費用支付。
價格是選擇供應商的關鍵所在，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得有挑戰性，這也是供應商選擇的難點所在。
（二）合適的折扣
理想的供應商應能向超市提供合適的折扣，因為超市的許多商品都必須進行打折促銷。若供應商提供的折扣數無法達到讓超市的商品售價能吸引他們上門，就算超市向供應商訂貨，這一關系也不可能持久，這種交易反而不利于超市的價格形象，故最好不要選擇這樣的供應商。
（三）較長的付款期限
付款期限是供應商用來商談采購價格的砝碼。在國內一般供應商的付款期限（帳期）是月結30—90天左右，視不同的商品周轉率和產品的市場占有率而定。對于超市而言，一般的食品干貨類商品帳期在貨到45天以上，百貨類商品的帳期在貨到60天以上。而且由于超市實行每月統一付款，供應商實際收到貨款的時間要比合同平均延長15天。超市應盡量選擇最有利的付款天數（帳期），對于慣于外銷或市場占有率大的供應商，一般要求的付款期限都比較短，有的甚至要求現金或預付款，如果商品好賣，知名度高，也可以選為供應商。
在正常情況下，超市的付款作業是在交易齊全時，按買賣雙方約定的付款天數（帳期），由銀行直接劃款至供應商的帳戶，這是超市的一大優勢，因為一般國內的零售商在付款時，總是推三拖四，找一大堆借口，延遲付款，造成供應商財務的困難。
對于新進供應商來說，超市必須請供應商詳細了解超市“供應商手冊”有關付款部分的內容，并對超市的付款流程詳細予以說明。在以往的經驗中，由于超市采用了國際上先進的商業運作模式，與國內傳統的商業模式有很大區別，一些供應商（尤其是內陸城市的供應商）對此相當陌生，另外超市開業初期，許多流程尚未順暢，導致供應商付款不及時，影響超市與供應商之間的配合與合作。
（四）準確的交貨期
由于超市電腦計算訂單數量的公式中，交貨期是個重要的參數，采購人員應要求供應商以較短的時間交貨，這樣就能夠降低存貨的投資。但是不切實際的壓短交貨期，將會降低供應商商品的質量，同時也會增加供應商的成本，反而最終影響超市的價格優勢及服務水平。故采購人員應隨時了解供應商的生產情況，以確立合理及可行的交貨期。一般而言，本地供應商的交貨期為2—3天，外地供應商的交貨期為7——10天。
（五）強大的促銷支持
“超市快訊”是超市營銷最重要的武器，但快訊的成功與否，全賴于采購人員選擇的商品是否正確，供應商的支持與否，以及售價是否能吸引 顧客 上門，通常“超市快訊”所選擇的品項都是一些價格相對較低的商品，它們都是得到供應商強力促銷支持的，暢銷的，高回轉的，大品牌子的日用消費品。在采購人員采購中，供應商提供促銷支持的必要性，即超市每個門店的每期快訊發行數量達到30000—50000份，直接郵寄到公司的目標 顧客 群中，影響力極大，對提高供應商商品的品牌知名度及市場占有率有很大幫助，對于一些擔心快訊價格會擾亂其市場價格的供應商，超市采購人員則應強調超市是實行會員制的超市，會員 顧客 與非會員 顧客 之間享受不同的類別待遇，一般“非會員 顧客 不得購買”或采取“會員價與非會員價”方法，甚至可采取“每卡限購”、“印花限購”等方法或措施，加以控制，故不會對其價格體系造成很大的影響。
一、過硬的商品質量
供應商提供的商品質量的好與壞，高與低是供應商選擇的第一條件。供應商最好應取得ISO的系列認證，并有質量合格證、商檢合格證等。
在我國商品的產品執行標準有國家標準、專業（部）標準及企業標準，其中又分為強制性標準和推薦性標準。但通常在買賣的合同或訂單上，供應商的商品質量是以下各種形式其中的一種來表示，這也是選擇供應商的重要標準之一。
（1）市場上商品的等級；
（2）品牌；
（3）商業上常用的標準；
（4）物理或化學的規格；
（5）性能的規格；
（6）工程圖；
（7）樣品（賣方或買方）；
（8）以上的組合。
二、齊全的企業資料
超市是遵紀守法、誠實經營的商業企業，同樣也要求供應商遵紀守法。由于市場上供應商的數量特別多，并不是所有的供應商都能成為超市的供應商。對于初次與超市接觸的供應商，超市要求其務必提供以下資料，以便對其資信等各方面進行調查、評估。
（1）營業執照的副本；
（2）稅務登記證（國稅、地稅）；
（3）生產許可證（特種商品由制造商提供）；
（4）商檢合格證；
（5）進口商品檢驗合格證（進口商品適用）；
（6）商品檢驗報告；
（7）商標注冊證（由制造商提供）；
（8）衛生許可證（食品制造商適用）；
（9）安全認證（即：長城標志，電工類商品適用，其中電視機、收錄機（包含組合音響及卡拉OK機），電冰箱、電風扇、房間空調器等幾類商品必須提供）；
（10）代理授權書（代理商適用）；
（11）指定/總經銷證書。
除以上基本文件外，各地工商，技術監督部門，衛生檢驗部門還可能會針對各地自身的情況，對上產或經銷商品的單位有一些特殊的規定和要求，例如針對外地企業生產的食品類商品，進入本地銷售，許多地方要求生產企業必須辦理進入當地銷售的許可證。此證通常在衛生防疫部門辦理，但各地會有差異，且該證通常有限期限制，原則上一個許可證只對一個產品有效。但以目前的時間情況而言，各地的執行并非十分嚴格。
除以上基本文件資料外，供應商還應提供或填寫“供應商簡介”、“供應商基本資料表”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”及一套其完整的“產品目錄”或“樣品”。
三、合理的交易條件
（一）低廉的供應價格
供應商低廉的供應價格是相對于市場價格而言的。如果沒有相同商品的市價可查，應參考類似商品的市價。
同時，供應商低廉的價格，還可通過單獨與供應商進行采購或由數家供應商競標的方式來取得。單獨與供應商進行采購時，采購人員最好先分析成本或價格；數家供應商進行競標時，采購人員應選擇兩三家較低標價的供應商，再分別與他們談判采購，求得公平合理的價格。但在使用競標方式時，采購人員切勿認為能提供最低價格的供應商即為最好的供應商。另外，超市在選擇供應商時不能一味地追求低廉的價格，超市必須綜合評價一個供應商的送貨、售后服務、促銷支持、其他贊助等方方面面的支持。所以有時候超市會放棄與提供極低價格的大批發商的合作，而選擇不愿意提供極低價格的制造商合作，因為通常制造商在產品質量、貨源保證、售后服務、促銷活動及其他贊助上會有更多的營銷費用支付。
價格是選擇供應商的關鍵所在，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得有挑戰性，這也是供應商選擇的難點所在。
（二）合適的折扣
理想的供應商應能向超市提供合適的折扣，因為超市的許多商品都必須進行打折促銷。若供應商提供的折扣數無法達到讓超市的商品售價能吸引他們上門，就算超市向供應商訂貨，這一關系也不可能持久，這種交易反而不利于超市的價格形象，故最好不要選擇這樣的供應商。
（三）較長的付款期限
付款期限是供應商用來商談采購價格的砝碼。在國內一般供應商的付款期限（帳期）是月結30—90天左右，視不同的商品周轉率和產品的市場占有率而定。對于超市而言，一般的食品干貨類商品帳期在貨到45天以上，百貨類商品的帳期在貨到60天以上。而且由于超市實行每月統一付款，供應商實際收到貨款的時間要比合同平均延長15天。超市應盡量選擇最有利的付款天數（帳期），對于慣于外銷或市場占有率大的供應商，一般要求的付款期限都比較短，有的甚至要求現金或預付款，如果商品好賣，知名度高，也可以選為供應商。
在正常情況下，超市的付款作業是在交易齊全時，按買賣雙方約定的付款天數（帳期），由銀行直接劃款至供應商的帳戶，這是超市的一大優勢，因為一般國內的零售商在付款時，總是推三拖四，找一大堆借口，延遲付款，造成供應商財務的困難。
對于新進供應商來說，超市必須請供應商詳細了解超市“供應商手冊”有關付款部分的內容，并對超市的付款流程詳細予以說明。在以往的經驗中，由于超市采用了國際上先進的商業運作模式，與國內傳統的商業模式有很大區別，一些供應商（尤其是內陸城市的供應商）對此相當陌生，另外超市開業初期，許多流程尚未順暢，導致供應商付款不及時，影響超市與供應商之間的配合與合作。
（四）準確的交貨期
由于超市電腦計算訂單數量的公式中，交貨期是個重要的參數，采購人員應要求供應商以較短的時間交貨，這樣就能夠降低存貨的投資。但是不切實際的壓短交貨期，將會降低供應商商品的質量，同時也會增加供應商的成本，反而最終影響超市的價格優勢及服務水平。故采購人員應隨時了解供應商的生產情況，以確立合理及可行的交貨期。一般而言，本地供應商的交貨期為2—3天，外地供應商的交貨期為7——10天。
（五）強大的促銷支持
“超市快訊”是超市營銷最重要的武器，但快訊的成功與否，全賴于采購人員選擇的商品是否正確，供應商的支持與否，以及售價是否能吸引 顧客 上門，通常“超市快訊”所選擇的品項都是一些價格相對較低的商品，它們都是得到供應商強力促銷支持的，暢銷的，高回轉的，大品牌子的日用消費品。在采購人員采購中，供應商提供促銷支持的必要性，即超市每個門店的每期快訊發行數量達到30000—50000份，直接郵寄到公司的目標 顧客 群中，影響力極大，對提高供應商商品的品牌知名度及市場占有率有很大幫助，對于一些擔心快訊價格會擾亂其市場價格的供應商，超市采購人員則應強調超市是實行會員制的超市，會員 顧客 與非會員 顧客 之間享受不同的類別待遇，一般“非會員 顧客 不得購買”或采取“會員價與非會員價”方法，甚至可采取“每卡限購”、“印花限購”等方法或措施，加以控制，故不會對其價格體系造成很大的影響。
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本文來源： 超市商品供應商的選擇
