采購最終的目的就是在販賣獲利，所以采購是否有績效，最終的表現就顯示在數據上，而數據是很現實的，沒有達到既定的目標，效率就會被判定為“差”。因此，在采購的數據管理上，現提出幾種管理數據做為分析判斷的工具：
一、進銷存的數據資料掌握
要能明確算出每個部門，每個中分類，每月的進銷存數據，而利用POS系統及EOS系統較能很快掌握公司的銷售資料及進貨資料。換言之，如能以較科學的方式來獲取進銷存的資料，較能給經營帶來大的助益。
二、分類的構成比分析
管理一個公司的商品，不能只是知道全店的營業額和利益，也不能只顧及部門的營業額及利益。例如：不但要知道飲料類這個中分類的營業額及利益是多少，對于它所占的構成比也要了解，才能知道銷售的弱點在那里，以及如何加以改善。
三、 毛利 率分析
毛利 率= 毛利 率/營業額×100
對于每一個分類也要能將 毛利 率計算出來，了解哪一個分類的獲利能力好，哪一個分類的獲利能力差，而調整商品結構或強化弱的分類。
四、商品回轉率分析
商品回轉率=營業額/初期存貨+期末存貨/2×100
商品回轉天數=365天/年商品回轉率
超級市場的經營決竅之一，就在求取快速的商品回轉率，所以對于每一分類的回轉率須予以計算出來，回轉率愈快愈好。因回轉率愈快，商品鮮度愈佳，資金回收速度也快；如此形成一個良性的循環，經營才會杰出。一般來說，超級市場的回轉次數，一年應保持在20—22次以上才合乎標準，經營者可以檢查一下自己公司的回轉次數，是否在標準之內，若在標準之外，可就要好好努力了。
采購部門是超市創造業績的部門，所以如果沒有完備的采購組織存在，超市根本不可能存在，更不用說想賺錢了，因此超市在談利潤的第一步就是要先組織一支戰斗力十足的采購戰斗隊伍，如此嚴密地把守住貨物進出的第一關，才有可能使超市真正立于不敗之地。
采購部門就如同制造業的生產部門一般，是創造利潤的單位，此關若把守得當，只進一些會賺錢的貨，自然就可以確保超市的基本業績。
一般而言，采購組織可分為分權式采購組織及集權式采購組織兩類，這兩類組織模式各有利弊，業者可視個人的規模、目標而選定適合自己的模式。

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本文來源： 超市采購的數據管理