一、采購業務談判的內容 1．采購業務談判的三項制約文件 連鎖超市公司買手同供應商進行談判的依據是超市公司制定的商品采購計劃，商品促銷計劃以及供應商文件。 (1)商品采購計劃。該計劃包括商品大類、中分類、小分類(不制定單品計劃指標)等各類別的總量目標及比例結構(如銷售額及其比重、毛利額及其比重)、周轉率，各類商品的進貨標準、交易條件等。 (2)商品促銷計劃。該計劃包括參加促銷活動的廠商及商品，商品促銷的時間安排，促銷期間的商品價格優惠幅度、 廣告 費用負擔、附贈品等細節內容。 (3)供應商文件。商品采購計劃與促銷計劃是超市公司采購業務部制定的兩項總體性計劃，通常是針對所有采購商品制定的而不是針對某供應商而制定的。買手同供應商進行業務談判還必須依據總部制定的供應商文件來進行，其內容是： ①供應商名單(公司名稱、地址、開戶銀行帳號、電話等)； ②供貨條件(品質、包裝、交貨期、價格及折扣等)； ②訂貨條件(訂購量、配送頻率、送貨時間等)； ④付款條件(進貨審核、付款、退貨抵款等)； ⑥憑據流轉程序(采購合同——訂貨單——供貨編號——形式發票——退貨單——退貨發票)。 供應商文件實際上是要求供應商在與連鎖商的交易中，按照連鎖企業的運作規范來進行。 2．采購業務談判內容 上述三項文件尤其是供應商文件構成采購業務談判內容的框架，也是采購合同的基本內容框架。具體的談判內容主要包括： (1)采購商品——質量、品種、規格、包裝等。 (2)采購數量——采購總量、采購批量(單次采購的最高訂量與最低訂量)等。 (3)送貨——交貨時間、頻率、交貨地點、最高與最低送貨量、保質期、驗收方式等。 (4)退貨——退貨條件、退貨時間、退貨地點、退貨方式、退貨數量、退貨費用分攤等。 (5)促銷——促銷保證、促銷組織配合、促銷費用承擔等。 (6)價格及價格折扣優惠——新商品價格折扣、單次訂貨數量折扣、累計進貨數量折扣、年底退傭、不退貨折扣(買斷折扣)、提前付款折扣等。 (7)付款條件——付款期限、付款方式等。 (8)售后服務保證——保換、保退、保修、安裝等。 上述談判內容加上違約責任、合同變更與解除條件及其他合同必備內容就形成采購合同。 二、采購合同的履行 在買手與供應商完成采購業務談判，簽訂采購合同并正式生效后，就進入采購合同的履行階段，這一階段主要包括訂單、質量監控和付款三個環節。 1．訂單 訂單這項業務由采購部的貨架管理員與里手履行。 (1)單店鋪貨與多店鋪貨的選擇。單店鋪貨是指所采購新商 品首先在超市公司某一家門店試銷，其優點是經營風險小，購銷過程容易控制，缺點是促銷影響面小，市場對該新品接受慢；多店鋪貨是指所采購新商品同時在超市公司多個門店銷售，其優點是促銷影響面廣，有可能短期內成為公司主力商品，缺點是一旦該新品銷路不佳，其占據的貨架陳列位置會使公司損失一些獲利機會。 單店鋪貨與多店鋪貨選擇，主要取決于該新商品市場銷售的預測，若前景看好，應多店鋪貨；若前景不明，則先在單店試銷，試銷效果不佳，盡早退出，試銷效果較好，再全面在各門店鋪貨。 (2)預鋪賣場布局和陳列貨架的選定。新品引入賣場通常與促銷活動相配合。所以新品一般可陳列在賣場進口的端頭貨架上，并配以適當POP 廣告 。訂單時要確定布局點和陳列貨架，并確定布局點和空貨架的騰出時間和上貨時間。 (3)配送中心倉位預留和選定。若所采購的新商品實行的是集中進貨和配送中心統一配送，則采購業務人員在履行采購合同時，還將負責配送中心倉位預留和選定。倉位的預留和選定，除了要考慮商品本身物理、化學屬性外，還要考慮將來配送中心到門店距離的遠近、裝卸因素以及分揀、配貨、物流加工等物流要求。 (4)供應商送貨時間、數量的確定。供應商送貨時間與數量要由超市公司里手(下單員)嚴格按照采購合同和連鎖超市公司銷售狀況執行，送貨時間體現的是準時和高效服務，既不能遲送也不能早送；送貨數量體現的是經濟和低成本，既不能少送，也不能多送。 送貨時間與數量的確定，是連鎖超市公司采購業務流程中一個重要環節，也是超市公司整個經營活動的重要基礎。在此，特別提請管理者注意以下兩點： （１）送貨涉及超市公司采購部、門店、供應商、配送中心諸多單位，各單位只有密切配合，才能使多環節很好銜接，保證采購合同的順利履行。 （２）送貨有配送和直送兩種方式，都有各自的優勢范圍。對于不同種類，不同批量的商品，或者對于不同位置、不同距離區段的門店，選擇配送還是直送的依據是公司實行何種配送體制并要以降低物流費用為標準。超市公司應在統一配送原則下，根據物流成本的實際情況，選擇那些離供應商距離區段相對近的門店和品種單一、體積大、不易裝卸、無需加工和保鮮度高的商品，由供應商直接將貨送到門店。 2．質量監控(供應商管理) 質量監控(供應商管理)既是采購部一項日常工作，也是保證采購合同順利履行的重要手段。質量監控的核心是超市連鎖公司根據采購合同的主要條款，制定一系列易于操作的量化標準，保證合同的正常履行，維護超市公司的正當權益。質量監控的主要量化標準有：商品質量與數量；配送能力，缺貨率；退貨服務；售后服務等。 3．付款 雖然在程序和職能上支付貨款是由超市公司財務部按采購合同實施的，但在采購合同實際履行中，訂貨、配送、門店銷售過程都存在一些不確定因素，實際訂貨數量、訂貨時間、商品價格會隨之發生變化。所以財務部支付貨款的時間、數量應根據采購合同實際履行情況作必要調整，調整的依據是采購部提供的實際送貨時間、送貨數量與結算金額。實踐中可通過計算不同商品貢獻率來確定不同商品的付款周期。 貨款支付要遵循準時、準額原則。既要避免由于工作疏忽或人情關系提前、超額付款，影響超市公司的流動資金使用；也要避免以大壓小，延期、欠額付款。影響超市公司同供應商的合作伙伴關系。 最后，需要指出的是：連鎖超市公司商品采購管理的關鍵是在中央采購制度下，做好采購系統的優化(包括商品優化、價格優化、促銷優化和采購人員優化)和采購系統的控制(包括計劃控制、權力制約控制、專業化分工的流程控制和制度考核控制)。
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本文來源： 超市采購業務談判的內容與采購合同的履行
