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避開超市的財務(wù)陷阱

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2024-02-17 07:32:21  來源:電商聯(lián)盟  作者:樂發(fā)網(wǎng)  瀏覽次數(shù):25

A公司的銷售部經(jīng)理程力剛剛從會議室里退出來,他遇到了前所未有的壓力——本地一家超市的突然倒閉,造成了A公司30多萬的壞賬。 老板已經(jīng)向他下了最后通牒,除了必須對壞賬作出解釋并提出危機解決方案外,更要求在2個月內(nèi)將已經(jīng)膨脹到600多萬元的應(yīng)收款壓縮到合理范圍。

  此前程力在銷售工作上頗有建樹,一直維持著非常好的業(yè)績增長。然而最近半年來,他一直承受著 老板和 財務(wù) 的指責(zé):生意突突跳,費用漫天要,賬務(wù)對不好,款項回得少, 利潤不見了。

  情況有多糟糕?

  作為一家年 銷售額在2000萬左右的耐用消費品 代理商,A公司的 財務(wù) 報表卻不太好看:

  1.公司一直以來處于高銷售、低回籠的不正常狀態(tài)中,以05年1-5月份為例:實現(xiàn)銷售850萬元,回籠670萬;

  2.應(yīng)收款達到600多萬,而A公司的年 銷售額僅2000萬左右,資金年周轉(zhuǎn)3次多;

  3.以C超市為例,其 財務(wù) 說應(yīng)付A公司貨款余額為65萬,但A公司 財務(wù) 的賬面卻顯示為83萬多…

  其實這是許多 經(jīng)銷商在和超市合作中存在的普遍現(xiàn)象。在“以銷量換市場地位”的經(jīng)營思路影響下,很多 經(jīng)銷商正步入資金失控的致命危機。


  從 財務(wù) 管理角度仔細(xì)分析,資金失控的原因主要有二:一是對超市 財務(wù) 操作不了解,企業(yè)缺乏必需的 財務(wù) 能力;二是對超市信用評估和資金管控的管理缺失。  

  導(dǎo)致 財務(wù) 困境的六大陷阱

  1.價格波動。

  這是與超市經(jīng)營合作中最經(jīng)常出現(xiàn)的 財務(wù) 問題,原因往往是:

  ①雙方?jīng)]有明確穩(wěn)定的供貨價格:很多廠家(甚至包括一些大型制造商)和 經(jīng)銷商在與超市合作中,竟然從來沒有核實過超市的定單價格與企業(yè)的出貨報價單是否一致,結(jié)果導(dǎo)致二者長期存在差異;

  ②超市經(jīng)常性的 促銷變價行為:大部分超市都對 促銷變價期存在“前七后八”或“前十后四”等規(guī)定,即在活動開始前7天到活動結(jié)束后8天都處于價格變動期內(nèi)。銷售部門沒有將這些重要的變價信息通知開票 財務(wù) ,從而造成價格差異。

  2.折扣條款。

  折扣條款主要包括無條件退傭、合同規(guī)定以固定百分比在稅前扣減的費用(如DM、TG費)。

  其實這個差異是最容易規(guī)避的。但如果 財務(wù) 在開具增值稅時,只是簡單地匯總送貨票據(jù),或直接按照超市提供的付款明細(xì)(超市在明細(xì)中不會計算折扣)來開具,就會造成虛開增值稅。

  3.費用管理的嚴(yán)重疏漏。


  伴隨 供應(yīng)商在超市頻繁的 促銷活動,會產(chǎn)生大量的費用,如海報、地堆、端架 促銷費用等。而銷售部門的通病往往是申報費用及時,費用扣除與否不關(guān)心, 財務(wù) 部門手上只有 促銷計劃,無法確定當(dāng)初批準(zhǔn)的費用到底發(fā)生與否,或是看到了超市的付款明細(xì)中已經(jīng)扣除了費用,但卻看不到費用發(fā)票。大量的費用不清和發(fā)票不全造成很大的 財務(wù) 差異。

  采用上面第2點中提到的稅前扣除DM、TG費用的方法,可以避免這個問題。(這么表達對嗎?這個表達沒有問題,但前提是采用固定百分比來扣除-陳啟令)

  4.退貨。

  超市經(jīng)營中一個重要的特點就是高退貨率,特別是大型 促銷活動導(dǎo)致的大進大退。超市退貨容易出現(xiàn)兩大問題:

  ①許多超市沒有正規(guī)的退貨程序,實際退貨和退貨單不一致,導(dǎo)致企業(yè)無法入賬或調(diào)賬;

  ②退貨后,正規(guī)的程序要求超市提供倒開發(fā)票,但很多超市都不予開具,造成 供應(yīng)商下賬難。

  5.別有用心的付款條件表述。

  在超市起草的合同里,對于付款往往是。

  最容易造成賬期延遲的有3種情況:

  ①計算賬期的起始日。貨到××天付款和月結(jié)××天是超市主要的付款條件。實際上,不管是貨到還是月結(jié),很多超市都在合同條款中規(guī)定:以增值稅票送交日作為賬期起始日。那些發(fā)票不是隨貨同行的 供應(yīng)商,自然在無形中被延遲了付款。


  ②巧妙利用對賬日、付款日。如超市規(guī)定當(dāng)月10-15日為對賬日, 供應(yīng)商必須在期間完成和超市的對賬工作;20-30日為付款日,如果 供應(yīng)商未能在15日前完成對賬,或20日前提供增值稅票,付款程序自動延遲到下個月。

  ③庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)的限制。即使 供應(yīng)商按照超市規(guī)定的程序及時對賬,及時提供增值稅票,但若是 供應(yīng)商在超市中的庫存過大,仍然無法順利地結(jié)算貨款。筆者全面了解過一家全國性 連鎖超市,有近30%的 供應(yīng)商因這種情況而被延遲付款。

  6.企業(yè) 財務(wù) 不規(guī)范。

  ①送貨單、超市驗收單、增值稅票沒有做到一對一或一對多匹配。超市的貨款結(jié)算是一張驗收單對應(yīng)一張增值稅票,或多張驗收單對應(yīng)一張增值稅票,而 供應(yīng)商在開具發(fā)票時沒有做到對應(yīng)關(guān)系,就不知道超市付的是哪筆款,哪些貨送了但沒有付款,賬務(wù)自然一塌糊涂。

  ②應(yīng)收賬款管理不科學(xué)。很多 供應(yīng)商以發(fā)貨日作為起始日來計算賬齡,而超市則以增值稅票提供日開始計算賬期。 供應(yīng)商應(yīng)該將貨物賬期和應(yīng)收款期分開,分別考核、管理貨物周轉(zhuǎn)和客戶應(yīng)收賬。

  小結(jié):以上6種情形是 供應(yīng)商在和超市合作過程中最容易造成資金占壓和糊涂賬的原因。由于超市主導(dǎo)著合同文本、 財務(wù) 結(jié)算規(guī)定等,為了 利潤最大化和轉(zhuǎn)嫁經(jīng)營成本,他們設(shè)計的很多合同條件和 財務(wù) 規(guī)定對 供應(yīng)商形成了制約門檻,使 供應(yīng)商從一開始就處于被動局面。  


如何不被超市抓住小辮子

  雖然 供應(yīng)商在和超市合作中沒有合同和 財務(wù) 方面的主導(dǎo)權(quán),但只要 供應(yīng)商能提高自身的 財務(wù) 處理能力,規(guī)范業(yè)務(wù)行為,規(guī)避 財務(wù) 隱性陷阱,還是可以有效地防止資金占壓,提高資金周轉(zhuǎn),并很好地監(jiān)控和預(yù)警惡性拖欠、超市倒閉等惡性事件。

  1. 財務(wù) 處理方式要實用、可操作性強。

  很多 經(jīng)銷商業(yè)務(wù)快速發(fā)展, 財務(wù) 力量配置明顯落后于企業(yè)規(guī)模,在這種情況下,規(guī)范科學(xué)的 財務(wù) 處理就非常重要。

   供應(yīng)商一定要建立訂貨單、送貨單、驗收單、增值稅票相匹配的記賬方法。要做到四個單據(jù)的統(tǒng)一,關(guān)鍵在于增殖稅的開具上,主要分2步:①增值稅開票申請,必須在開具增值稅票時,在申請單上詳細(xì)記錄訂貨單、送貨單明細(xì)。如果不是隨貨同行的,還應(yīng)當(dāng)記錄驗收單信息。可采用以下表單進行跟蹤。

  (第二步呢?)

  購貨單位: 家樂福中關(guān)村店 申請時間:2005-6-1

  定單號 送貨單號 送貨日期 驗收單號 開票金額 增值稅號

  00001 20001 2005-5-1 30001 80000.00 8001

  00002 20002 2005-5-2 30002 

  00003 30002 2005-5-4 30003 

  00008 60001 2005-5-7 60001 7802.00 6494

  ②規(guī)范開具增值稅票。增值稅提交后,超市才會開始計算帳期。可以說,增殖稅是超市付款的直接依據(jù),也是核對帳務(wù)的重要依據(jù)。因此,開具的增值稅票上除了表現(xiàn)正確的數(shù)量、金額外,還必須在增值稅上的備注欄中填寫驗收單號碼、送貨單號碼等原始憑證號,便于進一步的跟蹤、核對帳務(wù)。-陳啟令

  2.要求 業(yè)務(wù)員建立發(fā)票臺賬。

  實際上,超市賬務(wù)核對和資金控制的有效與否,70%來自業(yè)務(wù)人員的資金管理水平。但目前大量 供應(yīng)商都沒有建立 業(yè)務(wù)員臺賬,這是發(fā)生糊涂賬的關(guān)鍵。

  建立 業(yè)務(wù)員發(fā)票臺賬,使 業(yè)務(wù)員在做好銷售的同時,更加清楚自己所負(fù)責(zé)客戶的應(yīng)收款情況、費用使用和核銷情況等,最大限度地管控資金和費用。

  表單如下:

  客戶名稱: 家樂福中關(guān)村店    賬期:月結(jié)30天      業(yè)務(wù):程力

  應(yīng)收款明細(xì) 已收賬款明細(xì)

  序號 日期 發(fā)票大號 發(fā)票小號 金額 賬款到期日 付款日期 票據(jù)號 金額 備注

  1 2005.1.1 000001 3351 4955.8 2005.3.1 2005.3.6 64754 82949.73 A、扣除12月份TG費3000元B、庫存扣補500元

  2 2005.1.1 000002 3352 28475 2005.3.1 2005.3.6 64754 

  3 2005.1.7 000034 4351 945.93 2005.3.1 2005.3.6 64754 

  4 2005.1.7 000035 4352 48573 2005.3.1 2005.3.6 64754 

  A、發(fā)票大號在增值稅右上角,是增值稅自有號碼;

  B、發(fā)票小號是指備注欄里的號碼,一般是大賣場的驗收單號碼;

  (表格中“已收賬款明細(xì)”中的金額與“應(yīng)收款明細(xì)”中的金額相等,那么備注中的扣除和扣補呢?是已經(jīng)扣了還是沒扣?)(解釋,兩者金額相等,則 證明應(yīng)收賬款中包含了DM、TG費用,且業(yè)務(wù)已經(jīng)將費用發(fā)票交到企業(yè) 財務(wù) 核銷,表示這4筆業(yè)務(wù)已經(jīng)完成了收款。如果兩者金額不等,則表明該筆業(yè)務(wù)的款項已經(jīng)結(jié)算,但會因為費用票據(jù)沒有回收,沒有核銷——陳啟令)

  3.做好業(yè)務(wù)、 財務(wù) 的對接工作。

  作為業(yè)務(wù)人員,必須將所負(fù)責(zé)超市的任何變價行為提前通知 財務(wù) ,明確變動的價格和時限。 財務(wù) 依據(jù)變價信息核對超市的訂貨單,發(fā)現(xiàn)價格異常及時交給業(yè)務(wù)人員處理,確保和超市保證價格的一致性,有效拒絕價格差異。最容易造成亂賬的費用也可以利用業(yè)務(wù)臺賬這個工具有效控制。

  4.控制超市資金結(jié)算的節(jié)點。

  針對超市設(shè)定的影響付款的程序(如付款日、對賬日、庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)等), 供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)非常了解每一個超市不同的結(jié)算流程,嚴(yán)格按照其要求來完成各個程序。

 其實這里邊也有很多小竅門,比如有的超市計算其庫存天數(shù),一般是固定地以每月30日的庫存成本(是指30日那一天的庫存余額嗎?是的,確指當(dāng)天的庫存)除以當(dāng)月銷售成本(應(yīng)該是“當(dāng)日銷售”吧?不是,是盤點日前一個月的銷售成本),若超過30天,則停止付款。那么,企業(yè)就應(yīng)當(dāng)在每個月的25日起控制對該超市的發(fā)貨,甚至在最后幾天要求門店退貨,使庫存天數(shù)穩(wěn)定在規(guī)定范圍內(nèi)。

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